Como organizar seu local de trabalho para produzir mais

Independentemente de o seu local de trabalho ser em sua própria casa, num espaço de coworking ou numa empresa, a organização do seu espaço de trabalho tem relação direta com os seus níveis de motivação.

Um ambiente de trabalho desorganizado pode afetar a sua motivação e até diminuir a sua produtividade e qualidade da tarefa que está sendo desempenhada. Como dizem estudiosos das áreas de organização, produtividade e criatividade que diz “cluttered life, cluttered mind” (ou “vida bagunçada, mente bagunçada”, numa tradução livre). Isso que dizer que o espaço à nossa volta influencia bastante em como o nosso cérebro percebe as nossas atividades.

Entre outras palavras:

Limpeza = Produtividade

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Basicamente, a quantidade de objetos, papéis e, de maneira geral, bagunça na sua mesa ou nas proximidades do seu ambiente de trabalho na verdade ocupam o espaço onde o trabalho – de fato – deveria acontecer. A bagunça ocupa o espaço da criatividade e da motivação. O cérebro reconhece aqueles objetos como algo com o qual ele deveria se preocupar, tirando o foco das tarefas que deveriam sem feitas.

Pense bem: quando a motivação e/ou a inspiração aparecerem, você não vai querer procurar por um lugar para acomodá-las e só depois tirar proveito delas para fazer o seu trabalho. Você vai querer usá-las imediatamente! E é assim que deve ser. Por isso, pense no seu lugar de trabalho como um espaço “desenhado” para que você realmente trabalhe no que é importante, em vez de ser uma lembrança constante de que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo.

Se você é o tipo de pessoa que tem pilhas e pilhas de documentos em cima da mesa ou milhões de e-mails para responder e acha que esses hábitos são inofensivos, saiba que essa “bagunça” pode estar lhe custando tempo e dinheiro.

Tornar a organização um hábito não é algo que se resolve de um dia pro outro. A melhor abordagem é pensar na tarefa – se tornar organizado – como um checklist contínuo, com passos que devem ser realizados regularmente.

Neste artigo, você confere uma série de dicas para se livrar da bagunça, manter o seu local de trabalho organizado e, consequentemente, aumentar seus níveis de motivação e produtividade.

1) Arquive imediatamente!

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Crédito da foto: Balanced Crafts

Muitas pessoas não fazem isso, mas esta dica é muito importante: organize e arquive os documentos assim que eles chegarem à sua mesa. Nosso instinto é deixar para depois – principalmente porque o cérebro vai pensar que é perda de tempo parar para criar um arquivo em vez de resolver o problema e despachar o documento -, mas o segredo para ser uma pessoa organizada é fazer a tarefa de imediato, quando ela se apresenta na sua frente.

Arquivar os documentos no lugar certo logo no início da tarefa faz com que você não esqueça onde deixou e mantenha seu espaço de trabalho vazio de distrações. Além disso, se precisar verificar um documento no futuro, não vai perder tempo procurando-o no meio da bagunça.

Essa dica também se aplica aos arquivos digitais: documentos, apresentações, fotos, arquivos de Photoshop ou Illustrator etc. O ideal é que assim que você receber uma nova tarefa ou projeto, abra uma nova pasta e salve os arquivos no lugar designado. Dessa maneira, seu supervisor e colegas saberão onde encontrar o documento quando você não estiver por perto, tornando seu fluxo de trabalho mais eficiente..

2) Limpe tudo na sexta do seu local de trabalho

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Como é muito difícil manter a organização em xeque durante o dia de trabalho, separe uma meia-hora nas sextas-feiras para fazer uma pequena “faxina” na sua mesa e arredores. Assim, quando voltar ao trabalho na segunda, encontrará seu espaço organizado e poderá começar a trabalhar com a cabeça tranquila, sem ter que se preocupar em organizar as coisas primeiro.

Essa estratégia também possibilita que você permaneça mais organizado ao longo da semana, por já ter começado com o pé direito no quesito “arrumação”. Algumas pessoas fazem isso ao final de cada dia, mas se comprometer a organizar o espaço de trabalho uma vez por semana já é de grande ajuda. E é bem eficiente.

3) Organize as gavetas

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Não se engane. Colocar a bagunça dentro de uma gaveta não é organização. As gavetas merecem tanta atenção quanto o resto do seu escritório. Se você quer maximizar a sua produtividade, é preciso que possa encontrar rapidamente as coisas que precisa. E isso inclui o que estiver dentro das gavetas. Não use as suas gavetas para “esconder o caos”, use-as em favor da organização.

4) Aposente o papel (sempre que possível)

Em se tratando de organização, quanto menos papel, melhor. Se puder fazer algo no computador, faça! É melhor para manter os documentos e arquivos organização e para o meio ambiente.

5) Tenha um cesto de lixo por perto

Se você tiver que levantar da cadeira para jogar algo fora, o cesto de lixo está muito longe. Poder jogar algo fora sem muito esforço é uma ótima estratégia para se livrar de papéis e demais coisas desnecessárias que possam ocupar a sua mesa. O segredo aqui é tornar a decisão pela organização algo fácil, ou seja, “tirar o atrito” da tarefa que é se organizar.

6) Se livre do que não precisa

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Será que você precisa mesmo de tudo o que está na sua mesa? Bugigangas e acessórios de escritório podem estar tomando o espaço da sua criatividade. Uma boa regra é: se o objeto não serve um propósito, não precisa ficar à vista ou ao alcance da mão. Não é necessário tornar a sua mesa um lugar inóspito e sem graça, a ideia é ser seletivo com os objetos que você vai ficar encarando enquanto trabalha.

7) Em caso de dúvida, jogue fora (mas escaneie antes)

Você não precisa de 90% (no mínimo) dos papéis que guarda. Se estiver em dúvida se é um papel importante ou não, jogue fora. Você provavelmente não precisará dele. Para prevenir, caso a dúvida seja muito grande, escaneie o documento antes de descartá-lo. Se for um documento original, arquive-o corretamente (como sugerido na dica #1).

Tem alguma dica infalível de organização do espaço de trabalho? Compartilhe nos comentários!

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