9 dicas infalíveis de como escrever um e-mail formal

Suor no rosto, dedos posicionados nas teclas do teclado e milhares de dúvidas. Seu chefe lhe mandou um e-mail formal e você tem que respondê-lo, mas tem medo que alguma palavra ou frase não caia bem, e que os “pontinhos” com ele diminuam. Ou você mesmo é o dono de uma empresa e não sabe como direcionar a mensagem para um cliente.

Existem pontos importantes para que você consiga escrever um e-mail formal da maneira certa, e eles estão listados a seguir:

1. Objetividade e clareza para o e-mail formal

Por mais que você tenha que passar muitas informações, é importantíssimo ser claro e objetivo. Talvez um texto longo e cheio de “blá, blá, blá” entedie seu chefe, ou até mesmo o faça pensar que você está querendo se aparecer, e de maneira nenhuma você pretende isto.

2. Cordialidade

Isto não se aplica somente ao seu superior. Toda pessoa merece respeito e cordialidade. Palavras como “Prezado” no início do corpo de um e-mail formal são importantíssimas para demonstração de respeito. Além disso, no e-mail formal, deve-se colocar um cumprimento de acordo com o cargo do destinatário, como por exemplo Dr(a). ou Sr(a).

3. Ortografia

Pois é, isto parece meio óbvio, mas é fundamental a revisão ortográfica antes do envio do e-mail. Muitas vezes você pode confiar muito nos seus conhecimentos da língua portuguesa e acabar deixando a revisão de lado. Todos nós sabemos que errar é humano, então leia o corpo da mensagem pelo menos duas vezes.

4. Simpaticidade

Muitos confundem formalidade com chatice. Você pode ter vários graus de formalidade, e eles variam de empresa para empresa. Em alguns casos é possível que você se comunique com seu chefe de maneira formal, porém simpática e mais próxima, mas tudo depende do chefe e das características da empresa.

5. As abreviações e caixa alta

Com o advento da internet, a necessidade de envio de informação de maneira rápida fica cada vez maior. Apesar disso, “vc”, “ñ” e outras abreviações devem ser evitadas em e-mails profissionais, sejam eles encaminhados para colegas de trabalho ou para superiores. É importante manter, apesar de qualquer descontração, uma relação profissional, e as abreviações trazem um quê de intimidade que foge um pouco do ambiente de trabalho. A caixa alta é um grande problema, pois quando você a usa, PODE PARECER QUE ESTÁ GRITANDO.

6. Não Exagere no e-mail formal

Ninguém vai exigir de você que se torne um robô, e que envie e-mails extremamente cordiais e formais aos seus superiores. Tudo o que é demais, é demais. Se é um pedido de vaga em uma empresa, por exemplo, é normal que queira impressionar, mas pense em fazer isso com seu currículo e suas qualidades profissionais, e não com uma série de palavras difíceis, que formam frases gigantescas e sem o menor interesse.

7. Faça o destinatário se sentir importante

Isto é essencial num envio de e-mail formal. Você deve tentar fazer com que o destinatário saiba que é importante que ele leia todo o texto, e que seu retorno é da mesma maneira, fundamental. Pode ser que você tenha que enviar o mesmo texto para vários endereços, e uma dica, para que os receptores se sintam realmente importantes de alguma forma é enviar o e-mail para si mesmo e para os outros e-mails enviar uma Cco para todos os outros endereços. Assim, quem receber a mensagem não saberá que ela foi enviada para outras pessoas.

8. Relação empresário-cliente

Isto merece um tópico em especial. O relacionamento com clientes é muito importante, e se você pretende realizar um bom atendimento, pode precisar redigir um e-mail. Primeiramente, você deve saber que, dependendo do segmento da sua empresa, estará lidando com pessoas de todos os tipos, com instruções educacionais diferentes, e o certo é pensar nesta diferença enquanto escreve o e-mail. Utilizar a linguagem culta provavelmente não seja a melhor das escolhas.