Tudo o que você deve saber sobre gerenciamento de tempo

Você, assim como eu e a maioria das pessoas, com certeza tem muitos papéis a desempenhar. Conciliar diariamente carreira, estudo, família e ainda arrumar um tempinho para cuidar de si mesmo não é tarefa fácil e, por isso, é importante que tenha um bom gerenciamento de tempo. A impressão que temos é que sempre estamos devendo em alguma área de nossas vidas.

A confusão começa ainda na época em que somos apenas estudantes: se não nos organizamos, corremos o risco de perder prazos e chegar despreparados a provas. Com o início da carreira (e, muitas vezes, de uma família) a coisa então se complica ainda mais: parece muito pouco tempo para tantos afazeres!

É preciso então aprender, desde cedo, sobre gerenciamento de tempo: saber priorizar e definir o que é urgente, o que é importante e o que é circunstancial. Vamos entender um pouco mais sobre essa dinâmica?

Aprendendo a priorizar com o gerenciamento de tempo

Para começo de conversa, precisamos aprender definitivamente a separar o que não pode esperar daquilo que pode ser resolvido em outro momento. Na maioria das vezes, as demandas que nos atropelam e atrasam completamente o cronograma são circunstanciais e poderiam tranquilamente ser resolvidas depois.

Quer um exemplo? Você está no meio da redação de um projeto importante e recebe a mensagem de um amigo que quer uma recomendação sua a respeito do hotel em que você ficou nas férias. Você (que não deveria estar nem mesmo checando mensagens em redes sociais e emails neste momento) acaba parando tudo para escrever uma mensagem para o seu amigo – coisa que poderia fazer depois da conclusão do trabalho…

O resultado disso é 15 minutos a menos no tempo que você tinha para fazer o trabalho (isso se você não se envolver lendo outras mensagens, respondendo, lendo aquele texto que está todo mundo compartilhando)…

Antes de programar seu dia de trabalho, então, vale a pena definir o que é importante (que tem prazo definido para entrega e não pode ficar para depois, por exemplo); o que é urgente (precisa ser resolvido em pouco tempo sob pena de aparecerem problemas mais sérios); e o que é circunstancial, e pode ser resolvido posteriormente.

O que está roubando a sua produtividade?

É importante, também, prestar atenção aos fatores que podem estar atrapalhando o seu dia a dia e roubando a sua produtividade. Muitas vezes, redes sociais, celular, email e outros podem tirar seu foco e bagunçar o seu organograma de trabalho.

Se você perceber que isso está acontecendo, tente limitar o uso do que está te atrapalhando. Estabeleça, por exemplo, três ou quatro momentos diários para ler seus emails; na maioria dos casos, é mais do que suficiente. Limite as redes sociais a alguns horários, como a volta do almoço, por exemplo, ou antes de encerrar o expediente. Isso evita que você perca minutos preciosos – às vezes horas! – compartilhando memes e afins.

Aplicativos que podem ajudar

A tecnologia nem sempre é vilã: ela também pode te ajudar a organizar melhor seu tempo, a lembrar das tarefas a serem realizadas e a não perder de vista marcações importantes do dia a dia.

Tenho usado bastante o Evernote: esse aplicativo, além de me permitir marcar páginas na web (e mantê-las todas na minha página inicial, numa configuração muito melhor que a do “Favoritos” do Google, por exemplo), possibilita que eu grave notas de áudio – recurso excelente para momentos em que escrever se torna inviável.

Outra ferramenta que conheci recentemente é o Neotriad. Além de ajudar a organizar a agenda, eles oferecem praticamente um treinamento em gerenciamento de tempo, com dicas preciosas para ajudar a organizar o dia a dia.

Que conhecer mais aplicativos? A revista Exame publicou uma matéria, tempos atrás, com uma boa lista. Confira!